Allgemeine Anmelde- und Teilnahmerichtlinien

2.1 Allgemeines

• Nur angemeldete Filme können für die Auswahl berücksichtigt werden.
• Filmanmeldungen werden ausschließlich online entgegengenommen unter www.berlinale.de.
• Einsendeschluss (die nachfolgenden Fristen sind unbedingt einzuhalten):
  Langfilme: Anmeldung der Filme und Eingang der Sichtungsmedien bis 1. November 2023
  Kurzfilme: Anmeldung der Filme und Eingang der Sichtungsmedien bis 15. November 2023
• Filme, die schon einmal für die Berlinale eingereicht und gesichtet wurden, sind nicht mehr zulässig für eine erneute Anmeldung.
• Es dürfen nur Filme angemeldet werden, die innerhalb der letzten 12 Monate vor Festivalbeginn fertiggestellt wurden.
• Weltpremieren werden in allen Sektionen bevorzugt. Die Kinoauswertung sowie eine Festivalteilnahme im Ursprungsland ist mit Ausnahme von deutschen Filmen jedoch zulässig. Europäische Premieren werden ausschließlich in den Sektionen Panorama, Generation und Forum berücksichtigt. Deutsche Premieren sind in keiner Sektion zulässig. Bitte beachten Sie die jeweilige Premierenstatus-Mindestvoraussetzung der einzelnen Sektionen. In den FAQ können weitere Informationen zur Definition der verschiedenen Premierenstatus eingesehen werden.
• Die Mindestlaufzeit für Langfilme beträgt 60 Min. Berlinale Shorts akzeptiert eine maximale Laufzeit von 30 Min. Generation lässt für Kurzfilme eine maximale Laufzeit von 20 Min. zu.
• Alle Sektionen akzeptieren Spielfilme, dokumentarische Formen, Animationsfilme und Experimentalfilme.
• Der Künstlerische Leiter des Festivals hat das Recht, alle in den Richtlinien nicht vorgesehenen Fälle individuell zu regeln.
• Jede*r Anmeldende wird schriftlich über das Ergebnis der Auswahlsichtung informiert. Eine individuelle Begründung für die Auswahlentscheidung kann aufgrund der Vielzahl der Einreichungen nicht gegeben werden.
• Details bezüglich der Filmanmeldungen für den European Film Market sind unter www.efm-berlinale.de zu finden.

2.2 Bearbeitungsgebühr

Es werden nur Filme zur Auswahl zugelassen, für die die Gebühr für die Bearbeitung der Anmeldung entrichtet wurde. Die Gebühr wird zur Deckung administrativer Kosten erhoben; eine Rückerstattung ist daher in jedem Fall ausgeschlossen, auch wenn Ihr Film nicht ausgewählt wird oder nicht den Richtlinien entspricht. Bitte lesen Sie deshalb zuerst die Richtlinien, um zu entscheiden, ob Ihr Film alle Kriterien erfüllt. Die Gebühr für Langfilme beträgt 175 Euro (inkl. 7 % Mwst.) pro Anmeldung, unabhängig davon, für wie viele Sektionen der Film angemeldet wird. Für Kurzfilme beträgt die Gebühr 75 Euro.

Zahlungsweise
Die Begleichung der Gebühren ist ausschließlich online per Kreditkarte oder via PayPal während der Filmanmeldung möglich.

Folgende Kreditkarten werden akzeptiert: Mastercard, Visa und American Express.

Sonderkonditionen für Hochschulen:
Es können bis zu zehn Kurzfilme für 250 Euro und/oder bis zu sechs Langfilme für 350 Euro eingereicht werden. Anfragen bezüglich einer Sammeleinreichung kann ausschließlich der*die verantwortliche Hochschulmitarbeiter*in per E-Mail bei der der Berlinale stellen.

Für individuelle studentische Einreichungen wird die reguläre Bearbeitungsgebühr in der oben genannten Höhe fällig. Eine Ermäßigung ist nicht möglich.

2.3 Sichtungsmedien für die Auswahl

Für die Auswahlsichtungen sind alle Filme mit Ausnahme englischsprachiger Filme in ihrer Originalversion mit englischen Untertiteln einzureichen.

Deutschsprachige Filme können für die Sektionen Berlinale Shorts und Generation in ihrer Originalversion ohne Untertitel zur Sichtung eingereicht werden. Im Falle einer Auswahl zum Festival sind englische Untertitel erforderlich.

Die Übermittlung der eingereichten Filme zum Festival erfolgt nach Abschluss der Filmanmeldung per Upload über die Berlinale-Website.

Stellen Sie in jedem Fall vor dem Upload des Sichtungsmediums sicher, dass es den technischen Formatspezifikationen des Festivals für Sichtungsmedien entspricht.

Die Minimalanforderung für den Auswahlprozess ist ein abgeschlossener Bildschnitt. Einmal eingereichte Sichtungsmedien können nicht mit aktuelleren Versionen ausgetauscht werden.

Als weiteres technisches Format werden in Ausnahmefällen DCPs für die Auswahlsichtungen akzeptiert. Bitte beachten Sie jedoch, dass für DCPs als Auswahlmedium neben der regulären Bearbeitungsgebühr (2.2 ) eine zusätzliche Servicegebühren in Höhe von 200 Euro (inkl. 7 % Mwst.) berechnet wird. Eine Rückerstattung und nachträgliche Änderungen der Rechnungsadresse sind nicht möglich. Falls Sie ein DCP zu den Auswahlsichtungen einreichen wollen, kontaktieren Sie bitte vorab die Programmorganisation ().

Mit dem Absenden des Online-Formulars zur Filmanmeldung erklärt sich der*die Anmeldende damit einverstanden, dass die eingereichten Sichtungsmedien des Films vom Festival aus organisatorischen Gründen bis zum Ende der jeweils aktuellen Festivaledition (Stichtag: 31. März 2024) gespeichert werden. Er*Sie erklärt sich weiter damit einverstanden, dass eingereichte Sichtungsmedien (außer DCPs) ausgewählten Mitarbeiter*innen des Festivals zum Zweck der Filmauswahl in verschlüsselter Form online zugänglich gemacht werden.

Im Falle einer Einladung verwendet die Berlinale die entsprechenden Sichtungsmedien auch für die interne Festivalvorbereitung.

2.4 Rechteerklärung zur Anmeldung des Films

Die Berlinale akzeptiert die Anmeldung eines Films nur, wenn der*die Anmeldende Inhaber*in sämtlicher Nutzungsrechte am Film ist, die zur Einreichung und Verwendung des Films im Rahmen der Teilnahme an der Berlinale erforderlich sind, wie in Abschnitt 4 dieser Richtlinien spezifiziert, und er*sie diese Nutzungsrechte der Berlinale auch wirksam einräumen kann. Die Berlinale behält sich vor, einen entsprechenden Rechtenachweis zu verlangen und bei Fehlen die Anmeldung zurückzuweisen.

3.1 Allgemeines

An der Berlinale können nur offiziell eingeladene Filme teilnehmen. Die Einladung zur Teilnahme erfolgt durch den Künstlerischen Leiter bzw. die Sektionsleitung.

Die Programmierung der eingeladenen Filme wird gleichfalls vom Künstlerischen Leiter des Festivals bzw. der jeweiligen Sektionsleitung vorgenommen und ist unwiderruflich. Jeder Film kann bis zu fünfmal während des Festivals in Berlin vorgeführt werden. Darüber hinaus kann der/die Teilnehmende durch eine entsprechende Freigabe im Teilnahmeformular zusätzliche Vorstellungen des eingeladenen Films während des Festivals genehmigen.

Um an der Berlinale teilnehmen zu können, muss der/die Anmeldende (nachfolgend bzw. nach Unterzeichnung des Teilnahmeformulars „Teilnehmer*in“) die Einladung schriftlich annehmen, die endgültige Festivalfassung des Films fristgerecht übersenden und dem Festival ergänzende Dokumente, Medien und Informationen bereitstellen.

Jeder im Programm der Berlinale präsentierte Film erhält im Anschluss an das Festival eine Teilnahmeurkunde.

3.2 Verpflichtung der Teilnehmer*innen

Kein Film darf aus dem Programm des Festivals zurückgezogen werden, nachdem seine Teilnahme veröffentlicht wurde. Kein teilnehmender Film darf während des Festivals vor seiner offiziellen Festivalvorführung in Kinos außerhalb des Festivals gezeigt werden.

Die Teilnahme am Festival bedeutet die bedingungslose Anerkennung aller Bestimmungen dieser Richtlinien. Produzent*innen, Verleiher*innen oder sonstige Personen oder Organisationen, die einen Film anmelden, haben sich gegenüber dritten Personen, die an der Produktion beteiligt waren, zu vergewissern, dass diese mit einer Teilnahme am Festival einverstanden sind. Für die einzelnen Sektionen gelten darüber hinaus jeweils ergänzend eigene Teilnahmebestimmungen.

Der Künstlerische Leiter der Berlinale hat das Recht, alle in den Richtlinien nicht vorgesehenen Fälle zu regeln.

3.3 Anwesenheit in Berlin

Die Berlinale erwartet, dass die Regisseur*innen und Hauptdarsteller*innen der teilnehmenden Filme nach Möglichkeit zu den Vorstellungen ihrer Filme in Berlin präsent sind. Grundsätzlich können keine Reisekosten übernommen werden. Hingegen wird eine gewisse Anzahl an Übernachtungen durch die Berlinale zur Verfügung gestellt. Das Guest Management der Berlinale regelt die Einzelheiten des Aufenthaltes.

3.4 Offizielles Logo und Werbung

Die Teilnehmer*innen verpflichten sich, das offizielle Festival-Logo bei sämtlichen Werbe- und Promotionmaßnahmen der teilnehmenden Filme deutlich sichtbar zu verwenden. Die Berlinale stellt für jede Programmsektion entsprechende Logos zur Verfügung. Anfragen sind bitte per E-Mail an die jeweilige Sektion zu richten.

3.5.1 Teilnahmeformular

Sobald ein Film in das Programm der Berlinale eingeladen wird, muss der*die Anmeldende zwecks Annahme der Einladung das Teilnahmeformular ausgefüllt und unterzeichnet an die Berlinale zurücksenden. Das Formular steht nach erfolgter Einladung auf der Seite „Mein Account / Meine Filmanmeldung“ zum Download zur Verfügung.

3.5.2 Festivalfassung des Films

Die endgültige Festivalfassung des Films muss fristgerecht bei der Berlinale eingehen. Die aktuellen technischen Formatspezifikationen des Festivals sowie Angaben zum Versand der Medien können Sie in den Technischen Spezifikationen abrufen.

Lagerung
Die Berlinale übernimmt die Kosten für die Lagerung und Versicherung der Medien, solange diese sich in ihrem Verantwortungsbereich befinden. Für den Fall, dass in diesem Zeitraum ein Medium beschädigt wird oder verloren geht, beschränkt sich die Haftung der Berlinale auf die Kosten für einen Ersatz der beschädigten Komponenten (im Fall von DCPs z. B. die Kosten des Datenträgers/der Festplatte). Sofern nach dem Rückversand eine Beschädigung festgestellt wird, muss eine entsprechende Schadensmeldung bzw. Schadenersatzforderung innerhalb von 14 Tagen nach Rückversand des Mediums bei der Berlinale eingehen.

Rückversand
Zum Festival angelieferte Medien werden anschließend nur entsprechend der Anweisungen der Teilnehmer*innen und ausschließlich auf deren Kosten zurückgeschickt.

Alle physischen Datenträger, für die bis zwei Monate nach Abschluss des aktuellen Festivals keine Versandanweisung vorliegt, werden, sofern keine anderweitigen Vereinbarungen getroffen wurden, vernichtet.

3.5.3 Filminformationen

Nach Einladung des Films und Eingang des ausgefüllten und unterzeichneten Teilnahmeformulars müssen die eingangs im Zuge der Filmanmeldung angegebenen Informationen (Regie, Produktion, Darsteller*innen) für die Publikationen der Berlinale verifiziert bzw. ergänzt und per E-Mail der Berlinale mitgeteilt werden.

3.5.4 Presse- und Promotion-Material

Mit der Annahme der Einladung verpflichten sich die Teilnehmer*innen, Presse- und Promotion-Material zur Verfügung zu stellen und dieses Material für die in den Abschnitten 3.5.4.1 und 3.5.4.2 dieser Allgemeinen Anmelde- und Teilnahmerichtlinien beschriebene Nutzung freizugeben.

3.5.4.1 Fotos, Pressehefte, Plakate

Die Teilnehmer*innen stellen folgende Materialien zur Verfügung:

• Filmstills (Mindestbreite 1920 Pixel & Mindesthöhe 1200 Pixel, JPG/TIFF) sowie ein Portrait des Regisseurs*der Regisseurin (Mindestbreite 1200 Pixel & Mindesthöhe 1920 Pixel, JPG/TIFF) – mit Bildunterschrift – in elektronischer Form
• Filmplakat in elektronischer Form (300dpi JPG auf 13 x 18 cm), fünf gedruckte Exemplare bis DIN A1 (59 x 84 cm)
• Pressehefte als Adobe Acrobat PDF-Datei (max. 3 MB, gedruckte Exemplare nach Rücksprache mit der jeweiligen Sektion)

Das Material wird von der Berlinale zum Zwecke redaktioneller Berichterstattung über die Berlinale an Dritte weitergegeben und darf von diesen bis zum 24. März 2024 genutzt werden.

Die Bilder werden darüber hinaus für die öffentlich zugänglichen Printprodukte (Festivalpublikationen) und Online-Medien (Internetseiten, Apps, Social-Media-Kanäle) der Berlinale genutzt und bleiben dort zeitlich und territorial unbeschränkt verfügbar.

3.5.4.2 Film-/Audioausschnitte für die Berichterstattung in TV, Radio und Online-Medien

Der*die Teilnehmer*in stellt per Datei-Upload via FileRun-Server verschiedene Filmausschnitte sowie Audioausschnitte für die Berichterstattung über die Berlinale im Fernsehen, Radio sowie in Online-Medien (inklusive Podcasting und andere Multimediaformate sowie Social-Media-Kanäle) in geeigneten Formaten zur Verfügung. Etwa drei Wochen vor Festivalbeginn erhält der*die Teilnehmer*in die für den Datei-Upload notwendigen Zugangsdaten.

Das Material wird der Presse als Download oder in sonstiger Weise zur Verfügung gestellt. Die Ausschnitte werden von der Berlinale zum Zwecke redaktioneller Berichterstattung über die Berlinale an Fernsehsender, Rundfunkanstalten und Online-Medien inklusive ihrer Social-Media-Kanäle weitergegeben und dürfen bis zum 30. April 2024 genutzt werden.

Bitte beachten sie die technischen Anforderungen an die Film- und Audioausschnitte, PDF (221 KB).

Die Ausschnitte dürfen darüber hinaus für die Online-Medien (Internetseiten, Apps, Social-Media-Kanäle) der Berlinale genutzt werden und dort zeitlich und territorial unbeschränkt verfügbar bleiben.

3.5.5 Trailer oder Filmausschnitt für die Online-Medien der Berlinale

Die Teilnehmer*innen haben die Möglichkeit, für die Präsentation ihres Films in den Online-Medien der Berlinale einen 30- bis 120-sekündigen Trailer oder Filmausschnitt zur Verfügung zu stellen. Der Upload erfolgt über den entsprechenden Link im "Mein Account" des*der Teilnehmer*in.

Der Trailer/Filmausschnitt darf von der Berlinale im Rahmen ihrer Online-Medien (Internetseiten, Apps, Social-Media-Kanäle) zur öffentlichen Nutzung – zeitlich und territorial unbeschränkt – bereitgestellt werden, u. a. als nicht-herunterladbare Datei (Stream) oder in redaktionellen Beiträgen.

Die Sprachfassung des Trailers/Filmausschnitts muss Englisch oder die Originalfassung mit englischen Untertiteln sein.

3.5.6 Finale Fassung für die interne Vorbereitung und das nicht öffentliche Archiv der Berlinale

Die Teilnehmer*innen haben über den Berlinale Media Service (siehe folgende Abschnitte) die Möglichkeit, für die interne Vorbereitung der Berlinale (3.5.6.1) und für die Übernahme in das interne Archiv der Berlinale (3.5.6.2) die finale Fassung des eingeladenen Films im Format H.264 zur Verfügung zu stellen und freizugeben. Die technischen Spezifikationen für diese finale Fassung entsprechen denen für die Sichtungsversion (mp4, AAC, Stereo). Die finale Fassung für die interne Vorbereitung und das interne Archiv kann über den entsprechenden Link im "Mein Account" des*der Teilnehmer*in hochgeladen werden.

3.5.6.1 Interne Vorbereitungsarbeiten über den Berlinale Media Service

Sichtungen im Rahmen der internen Vorbereitungsarbeiten der Berlinale erfolgen über den Berlinale Media Service – einen gesicherten und exklusiven Bereich, der von der Berlinale zur Verfügung gestellt wird. Die Berlinale verwendet den Media Service zur Vorbereitung auf das aktuelle Festival. Der Zugang zu Filmen im Berlinale Media Service wird ausgewählten Mitarbeiter*innen der Berlinale und einzelnen Personen auf persönliche Einladung durch die Berlinale individuell und in zeitlich begrenztem Umfang gewährt.

Benutzer*innengruppen, Geltungsbereich und –zeitraum
Mit der Freigabe der Videodatei für die interne Vorbereitung im Rahmen des Berlinale Media Service erklären sich die Teilnehmer*innen damit einverstanden, dass diese den folgenden Gruppen von Benutzer*innen territorial unbegrenzt unter den genannten Bedingungen zur Verfügung gestellt wird:

• ausgewählten Mitarbeiter*innen der Berlinale sowie Vertreter*innen der Filmbranche auf persönliche Einladung des Festivals
• Mitwirkende der Bildungsinitiativen der Berlinale (nur für Filme in der Sektion Generation)

Verfügbarkeitszeitraum (falls nicht anderweitig vereinbart): Zeitpunkt der Vereinbarung bis zum 15. März 2024.

3.5.6.2 Internes Archiv der Berlinale

Es liegt im nachhaltigen Interesse der Berlinale, eine digitale Kopie von jedem teilnehmenden Film in ihrem internen Archiv zu speichern, um diesen als einen Bezugspunkt für die Identität der Berlinale und ihrer Programmarbeit sowie das Profil ihrer Sektionen aufzubewahren. Die Filme im Archiv der Berlinale stehen ausschließlich Mitarbeiter*innen des Festivals zur internen Nutzung zur Verfügung.

3.5.6.3 Sicherheit und Monitoring

Jeder Film wird als verschlüsselter Datenstrom unter Verwendung von zertifizierten digitalen Rechteverwaltungssystemen (Multi-DRM) zugänglich gemacht – und zwar mit Wasserzeichen und personalisierter Autorisierung über das „Mein Account“-System der Berlinale.

Die Berlinale verpflichtet alle Nutzer*innen dazu, den Zugang zu ihrem Konto vor dem Zugriff Dritter zu schützen sowie die ihnen zugänglich gemachten Inhalte nicht zu anderen als ausdrücklich vertraglich erlaubten Zwecken zu nutzen, sie insbesondere weder ganz noch teilweise aufzuzeichnen.

Die Berlinale haftet weder im Fall eigenverantwortlicher Verstöße der Nutzer*innen gegen diese Verpflichtungen noch im Fall eines Missbrauchs des Berlinale Media Service oder des „Mein Account“-Systems durch Dritte.

3.5.6.4 Vertraulichkeit

Die Sichtung eines Films über den Berlinale Media Service ist mit einem „Private Screening“ gleichzusetzen und hat deshalb keinerlei Auswirkung auf den Premierenstatus eines Films. Es wird nicht öffentlich bekanntgegeben, welche Filme für den Berlinale Media Service freigegeben wurden. Die Teilnehmer*innen sowie alle Nutzer*innen des Berlinale Media Service haben Informationen über die dortige Verfügbarkeit streng vertraulich zu behandeln.

3.5.6.5 Änderung des Berlinale Media Service

Die Berlinale behält sich das Recht vor, die angebotenen Dienstleistungen des Berlinale Media Service jederzeit zu verändern oder zu beenden. Die Berlinale wird die Teilnehmer*innen darüber rechtzeitig informieren.

Mit der Freigabe eines Films für den Berlinale Media Service erkennen die Teilnehmer*innen die hier vorliegenden Bestimmungen vollständig an.

Die Teilnehmer*innen gewähren der Berlinale unentgeltlich das nicht-ausschließliche, unterlizenzierbare, territorial uneingeschränkte Recht, den Film sowie das unter 3.5.4 genannte Presse- und Promotion-Material und den unter 3.5.5 genannten Trailer/Filmausschnitt zum Zweck der Präsentation des Films bei der Berlinale zu nutzen, insbesondere den Film zu diesem Zweck ganz oder teilweise, auch auf anderen als den ursprünglich verwendeten Bild-/Tonträgern zu vervielfältigen, zu verbreiten, öffentlich wiederzugeben, vorzuführen, zu senden, zum Abruf zugänglich zu machen sowie in elektronische Datenbanken und Datennetze einzuspeisen. Diese Rechteeinräumung gilt für die Nutzung des Films im Rahmen des Berlinale Media Service bis zum 15. März 2024, für die unter 3.5.4 genannte Weitergabe des Pressematerials an Dritte zur Verwendung im Rahmen journalistischer Berichterstattung bis zum 24. März bzw. 30. April 2024.

Die folgenden Rechteeinräumungen gelten unbefristet und können jederzeit widerrufen werden: Nutzung des Films im internen Archiv der Berlinale; Nutzung der Fotos für die öffentlich zugänglichen Printprodukte und Online-Medien der Berlinale gemäß Ziffer 3.5.4.1; Nutzung des Trailers/Filmausschnitts gemäß Ziffer 3.5.5.

Die Teilnehmer*innen erklären und garantieren, dass sie Inhaber*innen sämtlicher für die Nutzung des Films im Rahmen dieser Vereinbarung erforderlichen Nutzungsrechte sind und diese der Berlinale wirksam einräumen können. Die Teilnehmer*innen versichern, dass an der Produktion und am Vertrieb beteiligte Dritte der Nutzung des Films im Rahmen der Berlinale, wie in dieser Vereinbarung konkretisiert, zugestimmt haben, soweit dies erforderlich ist. Die Teilnehmer*innen garantieren, dass durch die Nutzung des Films im Rahmen dieser Vereinbarung keine Rechte Dritter, einschließlich im Film abgebildeter Personen, verletzt werden.

Die Teilnehmer*innen stellen die Berlinale von sämtlichen Ansprüchen Dritter, insbesondere Dritter Urheber, die gegen die Berlinale erhoben werden sollten, frei. Ihnen bekannt werdende Beeinträchtigungen der hier eingeräumten Rechte haben die Teilnehmer*innen der Berlinale unverzüglich mitzuteilen. Die Berlinale ist berechtigt, selbst geeignete Maßnahmen zur Abwehr von Ansprüchen Dritter oder zur Verfolgung ihrer Rechte vorzunehmen. Eigene Maßnahmen der Teilnehmer*innen werden diese im Vorwege mit der Berlinale abstimmen. Die Freistellung umfasst auch den Ersatz der der Berlinale durch die notwendige Rechtsverfolgung/-verteidigung entstehenden bzw. entstandenen Kosten, soweit diese nicht von Dritten zu erstatten sind. Sonstige Ansprüche der Berlinale aus einer Garantieverletzung bleiben unberührt.

Die Berlinale haftet für Schäden unbeschränkt, soweit die Schadensursache auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung der Berlinale, gesetzlichen Vertreter*innen oder Erfüllungsgehilf*innen beruht. Bei leicht fahrlässigem Verhalten haftet die Berlinale bei Verletzung einer Pflicht, deren Erfüllung für die Erreichung des Vertrages zweckwesentlich ist und auf deren Einhaltung die Vertragspartner*innen regelmäßig vertrauen dürfen (Kardinalpflicht) und soweit die Berlinale nach den bei Vertragsschluss bekannten Umständen typischerweise mit den verursachten Schäden rechnen musste. Im Übrigen ist die Haftung der Berlinale – auch für Erfüllungs- und Verrichtungsgehilf*innen – ausgeschlossen. Diese Haftungsbegrenzung gilt nicht für Schadenersatzansprüche aus Verletzung von Leben, Körper, Gesundheit, der Übernahme einer Beschaffenheitsgarantie oder einem arglistigen Verschweigen von Mängeln durch die Berlinale. Etwaige gesetzliche Haftungsprivilegierungen zugunsten der Berlinale, z. B. nach §§ 7–10 TMG, bleiben unberührt.